Praktijkcase: Duurzaamheid in de aanbesteding voor ziekenhuisbedden

Bij de aanbesteding van zo'n 300 verpleegbedden en matrassen nam Tergooi MC duurzaamheid nadrukkelijk mee in het programma van eisen. In deze praktijkcase lees je hoe het ziekenhuis dit heeft aangepakt en welke resultaten dat heeft opgeleverd.

Twee aparte aanbestedingen voor bedden en matrassen 

Tergooi MC startte het traject als één aanbesteding voor zowel bedden als matrassen, maar splitste dit in een vroeg stadium op in twee afzonderlijke procedures. De reden is functioneel: per productcategorie zochten zij de meest geschikte leverancier. En omdat het matras in het bed moet passen, moeten de twee gegunde leveranciers gedurende de contractperiode met elkaar samenwerken. 

Zes leveranciers namen deel aan de marktconsultatie. Zij kregen elk een half uur de tijd om hun product en aanpak toe te lichten. Tergooi MC nam de inzichten uit de consultatie mee in het opstellen van het programma van eisen (PvE) en voerde de aanbesteding uit via een tenderplatform. Het proces omvatte een gebruikerstest op de werkvloer, gevolgd door een klinische proef waarbij ook patiënten de producten beoordeelden. Per productcategorie selecteerde Tergooi MC uiteindelijk twee leveranciers voor de eindronde, waarna het ziekenhuis per categorie één leverancier koos.

Duurzaamheid als beoordelingscriterium in het PvE 

Voor de duurzaamheidscriteria raadpleegde Tergooi MC de Groene Inkoopgids, waarbij het team zocht op AOC-codering en op productcategorie. De criteria die hieruit voortvloeiden nam het team op in het programma van eisen en woog het mee in de beoordeling van leveranciers.

Tergooi MC stelde leveranciers twee centrale vragen. Ten eerste: hoe verminderen zij de CO₂-uitstoot tijdens de contractperiode, zowel in de toeleveringsketen als bij het gebruik van het product en de bijbehorende dienstverlening? Ten tweede: hoe richten zij het contractmanagement in om die doelstelling te realiseren?

Leveranciers moesten inzage geven in een CO₂-reductieplan met daarin hun CO₂-voetafdruk en een beschrijving van hoe zij bijdragen aan nationale klimaatdoelen. Leveranciers die geen actuele gegevens konden aanleveren of geen aantoonbare stappen op dit vlak zetten, ontvingen een lagere beoordeling. Daarnaast vroeg Tergooi MC leveranciers naar hun EcoVadis-certificering, om de duurzaamheidsprestaties ook via een onafhankelijke, objectieve maatstaf te kunnen beoordelen.

Naast CO₂ keek Tergooi MC ook naar de levensduur van accu's, de beschikbaarheid van onderdelen gedurende de contractlooptijd van acht tot tien jaar, het energieverbruik van motoren en de wijze waarop leveranciers materialen recyclen. Door op Total Cost of Ownership (TCO) te sturen in plaats van alleen op aanschafprijs, wogen kwaliteit en duurzaamheid zwaarder mee in de uiteindelijke gunningsbeslissing.

Hoe leveranciers reageerden op de duurzaamheidseisen

Alle zes uitgenodigde leveranciers reageerden op de aanbesteding en deden mee aan de gebruikerstest. De reacties op de duurzaamheidseisen varieerden. De meeste leveranciers beantwoordden de vragen, maar de kwaliteit en actualiteit van de aangeleverde informatie verschilden aanzienlijk. Sommige leveranciers beschikten niet over recente gegevens. Een enkele leverancier twijfelde aan het belang van de gestelde eisen voor de eigen bedrijfsvoering.

Tegelijkertijd zet een zichtbare ontwikkeling zich door: leveranciers investeren in toenemende mate in energiebesparende maatregelen zoals zonnepanelen, LED-verlichting en warmte-terugwinsystemen. De verwachting is dat zij dit steeds vaker aantoonbaar moeten maken om aan de eisen van zorginstellingen te voldoen. De inkoopeisen van zorginstellingen fungeren in dat opzicht als concrete prikkel voor verduurzaming in de markt.

Wanneer beschikbaarheid duurzaamheid in de weg zit 

Niet elk verduurzamingsinitiatief verloopt zoals beoogd. Tergooi MC stapte over van een plastic medicijnencupje naar een papieren variant met een coating, een bewuste keuze voor een duurzamer alternatief. Door geopolitieke ontwikkelingen zoals in het Midden-Oosten steeg de prijs van dat alternatief fors en was het uiteindelijk niet meer beschikbaar, waarna het ziekenhuis terugviel op het plastic product. 

Dit voorbeeld laat zien dat externe factoren, zoals geopolitieke instabiliteit of verstoringen in de toeleveringsketen, de beschikbaarheid van duurzamere alternatieven kunnen ondermijnen. Een bredere les die hieruit volgt: duurzamer inkopen levert vaker winst op in milieu-impact dan in directe financiële besparing. Wie dat vooraf weet, kan de verwachtingen bijstellen. 

Wat meenemen als je duurzamer wil inkopen? 

• Gebruik de Groene Inkoopgids als vertrekpunt voor criteria (zoek op AOC-codering of thema); 
• Neem CO₂-reductie en TCO mee als beoordelingscriterium, niet alleen aanschafprijs; 
• Vraag leveranciers om een concreet CO₂-reductieplan aan te leveren met voetafdruk en tijdlijn; 
• Leg afspraken over afvoer en recycling van weggegooide producten contractueel vast bij gunning; 
• Plan duurzaamheid structureel in als agendapunt in periodieke leveranciersgesprekken; 
• Bundel leveringen, schakel regionale monteurs in, verminder verpakkingsmateriaal; 
• Stel bij elk inkooptraject de vraag of alle onderdelen van een pakket noodzakelijk zijn. Minder kan ook duurzamer zijn; 
• Deel je PvE met andere organisaties die vergelijkbare producten aanschaffen.

Contractmanagement als verlengstuk van de aanbesteding

De contractperiode voor bedden en matrassen loopt doorgaans acht tot tien jaar. Over een lange periode verandert de apparatuur: ziekenhuisbedden zijn tegenwoordig sterk geautomatiseerd en geëlektrificeerd. Dat stelt andere eisen aan het contractmanagement dan twintig jaar geleden. Vragen over acculevensduur, energieverbruik en de recycling van onderdelen maken nu structureel deel uit van het gesprek met leveranciers.

Tergooi MC heeft duurzaamheid als vast agendapunt opgenomen in de periodieke overleggen met leveranciers. Terugkerende onderwerpen zijn de bundeling van transport, de inzet van schonere voertuigen, de reductie van verpakkingsmateriaal en de gescheiden afvoer van componenten. Op die manier monitort en stuurt het ziekenhuis gedurende de gehele looptijd op de gemaakte duurzaamheidsafspraken, en niet alleen bij de start van het contract.

Terugkijkend op het traject benoemt de inkoper één punt dat anders had gekund: het ziekenhuis had meer tijd moeten nemen voor de instructie aan gebruikers over hoe zij de sampleproducten moesten beoordelen. Dat had een beter vergelijkbare beoordeling opgeleverd.

Bij Tergooi MC loopt ook een aanbesteding voor couveuses, opnieuw met duurzaamheid als belangrijk onderdeel. Een concrete overweging daarbij is het gebruik van hybride couveuses, die voor meerdere doeleinden inzetbaar zijn. Dat maakt het mogelijk om minder apparatuur aan te schaffen, een vorm van duurzaamheid die zowel financieel als ecologisch voordeel oplevert.

"Bedenk bij elk inkooptraject: kan dit duurzamer? Of: heb ik alles nodig wat er in dit pakket zit? En als je een PvE hebt opgesteld, deel dat dan met collega-instellingen die voor dezelfde keuze staan." - Afdeling Inkoop, Tergooi MC 

Lees meer over duurzaam inkopen in de kennisbank.

Naar de kennisbank