Supply Chain Resilience: waarom het juist nu op de agenda van iedere inkoper in de zorg hoort

• De oorlog in Oekraïne en het conflict in het Midden-Oosten zorgden voor schaarste aan energie en grondstoffen. 
• De problemen in de Straat van Hormuz maken transport onvoorspelbaar met een noodzaak tot omvaren of andere transport oplossingen.
• Nieuwe importheffingen en geopolitieke spanningen veranderen bestaande internationale handelspartners en handelsstromen. 
• Nieuwe (lokale) duurzaamheidswetgeving zorgt voor extra onzekerheid binnen logistieke ketens. 

De World Trade Uncertainty Index (WTUI) index geeft een indicatie van de mate waarin bedrijven, overheden en economen zich zorgen maken over handel gerelateerde onzekerheden, zoals: Import- en exportheffingen, sancties, exportbeperkingen, verstoringen in mondiale toeleveringsketens en veranderingen in handelsverdragen. Hoe hoger de index, hoe groter de onzekerheid rondom de wereldhandel. Men is nu dus onzekerder dan tijdens COVID-19-pandemie!

Voor inkopers is de WTUI interessant omdat een stijgende index vaak samenhangt met: langere levertijden, hogere transportkosten, meer prijsschommelingen, grotere kans op tekorten en de noodzaak om leveranciers te spreiden of kritische voorraden te verhogen.

Voor zorginstellingen zijn verstoringen niet alleen een logistiek probleem. Ze raken direct de patiëntenzorg en veroorzaken: op termijn hogere inkoopprijzen, vertraagde leveringen. Door strengere regelgeving en bijbehorende kostenverhogingen worden producten door fabrikanten uit het assortiment gehaald. Dit veroorzaakt minder voorspelbare beschikbaarheid van medische hulpmiddelen. Ook kan het gebeuren dat de productie en transportketen dermate onder druk komt te staan dat er financiële problemen bij leveranciers ontstaan. Bijvoorbeeld door voorruitbetaling bij het inleggen van de productieorder in Azië. De leverancier moet beschikken over een fors werkkapitaal als betaling van de producten pas vele maanden later gebeurt en kosten van o.a. transport en sterilisatie ook nog eens stijgen en niet altijd doorberekend kunnen worden.

Voor zorginstellingen kan dit betekenen dat ingrepen moeten worden verplaatst omdat een essentieel medisch hulpmiddel ontbreekt, extra tijd door het zoeken naar alternatieven, hogere voorraadkosten en opnieuw meer druk op zorgprofessionals. 

Daarmee verschuift de traditionele rol van de inkoper. Niet alleen het beste product voor de beste prijs realiseren, maar ook zorgen dat kritische medische hulpmiddelen beschikbaar blijven.

Risicomanagement bestaat uit drie stappen: identificeren, analyseren en daarna maatregelen nemen. Maar dit werkt alleen wanneer de risico's redelijk voorspelbaar zijn.

De Policy Uncertainty Index meet de mate van onzekerheid over het economische overheidsbeleid. Dit houdt in dat bedrijven onzeker zijn. Ze stellen investeringen en de ontwikkeling van dure nieuwe (medische) technologieën uit en worden voorzichtiger met langlopende contracten met vaste prijsafspraken zonder indexatie mogelijkheid. Er wordt minder productiecapaciteit gereserveerd en minder (grondstof) voorraden aangehouden. Daarom verschuift de aandacht steeds meer naar weerbaar worden (=resilience).

1. Zichtbaarheid

Dat betekent inzicht in de voorraden van kritische medische hulpmiddelen, gemiddelde levertijden van juist deze artikelen en welke leveranciers hebben we hiervoor gecontracteerd. 

2. Samenwerking

Leveranciers zijn geen tegenpartij van de afdeling inkoop, maar één van je partners! Zorginstellingen die informatie delen, gezamenlijk plannen maken en problemen oplossen, samen met hun leverancier, blijken veel sneller te kunnen reageren wanneer er iets misgaat.

3. Flexibiliteit

Kun je uitwijken naar een alternatief? Denk hierbij aan een gecontracteerde tweede leverancier of een ander product met dezelfde intended use.

4. Wendbaarheid

Hoe snel kun je beslissingen nemen wanneer er onverwachte schaarste ontstaat? Korte interne lijnen, vooraf verantwoordelijkheden afspreken, wie mag wat beslissen. 

5. Buffers

Extra voorraad is misschien wel de bekendste maatregel. Veiligheidsvoorraden van kritische artikelen. Maar welke artikelvoorraden ga je verhogen, wat is kritisch? Zijn dit:

• levensreddende medische hulpmiddelen;
• artikelen die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering van de zorginstelling;
• artikelen waarvan er maar één leverancier is;
• nicheproducten

Daarnaast kan 'kritisch' verschillen per afdeling. Essentieel voor de polikliniek dermatologie maar totaal niet voor de afdeling cardiochirurgie.

Binnen zorginstellingen draait resilience uiteindelijk niet om logistiek. Het draait om continuïteit van zorg. Dat vraagt om andere gesprekken. Intern binnen de zorginstelling, maar ook tijdens marktverkenningen en leveranciersgesprekken. Hoe afhankelijk zijn we van één producent en welke alternatieven hebben we al beschikbaar? Hebben we vooraf al afspraken voor crisissituaties gemaakt en hoe transparant zijn leveranciers naar ons en zorginstellingen naar hen? 

De rol van Zorg Inkoop Netwerk Nederland

Steeds belangrijker wordt het om de logistieke keten in kaart te brengen. Waar worden producten daadwerkelijk gemaakt en waar liggen ze opgeslagen voordat ze geleverd worden aan de zorginstelling. Dit is informatie die Zorg Inkoop Netwerk Nederland opvraagt bij leveranciers en fabrikanten om beter en sneller te kunnen adviseren wanneer er problemen/conflicten ontstaan in bepaalde regio’s in de wereld. Steeds vaker zullen - naast o.a. prijs, kwaliteit en duurzaamheid - leveringszekerheid en de mogelijkheid tot het aanbieden van een alternatief product, onderdeel worden van de inkoopstrategie van zorginstellingen.

De zorginstellingen die vandaag samen met hun leveranciers investeren in samenwerking, inzicht en flexibiliteit zijn morgen beter in staat om de continuïteit van zorg te waarborgen.