Amsterdam UMC: ‘Goede productdata is de basis voor een weerbare en circulaire zorgketen’

Een interview met Martijn van den Berg, Cluster Manager Supply Chain Facilitaire dienst en lid van de stuurgroep GDSN, en Milan Kezija, Hoofd Operationele Inkoop, Supply & Beheer van Amsterdam UMC.

Amsterdam UMC sluit aan bij het landelijke project Versnelling implementatie GDSN waarin uitvoering wordt gegeven aan de intentieverklaring Uniforme dataset uit 2021 ter bevordering van efficiënte uitwisseling van productinformatie tussen leveranciers en ziekenhuizen. Martijn van den Berg, Cluster Manager Supply Chain Facilitaire dienst en lid van de stuurgroep GDSN, en Milan Kezija, Hoofd Operationele Inkoop, Supply & Beheer, zien de invoering als onderdeel van een veel grotere verandering binnen het ziekenhuis.

De technische inrichting is daarbij een belangrijke randvoorwaarde, maar uiteindelijk draait het om wat betrouwbare productdata in de praktijk mogelijk maakt. Voor Martijn en Milan illustreert dat vooral hoeveel potentieel er nog ligt. Want goede productdata is niet alleen nodig om een artikel correct in een systeem te krijgen. Het vormt de basis voor betere inkoop, efficiëntere logistiek, meer grip op de supply chain en uiteindelijk betere keuzes in de zorg.  

Voor inspiratie kijken Martijn en Milan nadrukkelijk ook buiten de zorg. In de retail is het heel normaal dat een organisatie precies weet wat er wordt verkocht en wat dat betekent voor de bevoorrading. Een supermarkt weet bij wijze van spreken per kassa welke producten zijn verkocht en wanneer de tomaten moeten worden bijbesteld.

Productinformatie over medische hulpmiddelen komt nu nog uit verschillende bronnen. Een deel wordt handmatig opgevraagd bij leveranciers. Bij het aanmaken van een artikel krijgt een leverancier bijvoorbeeld een Excelbestand met de vraag om verschillende gegevensvelden in te vullen. Vervolgens moeten medewerkers deze gegevens controleren en verwerken. Wijzigt er vervolgens iets bij de leverancier, dan bereikt die wijziging het ziekenhuis niet automatisch. 

Het ziekenhuis heeft alleen al ongeveer 40.000 artikelen in de interne catalogi. Bij zulke aantallen wordt duidelijk hoeveel werk ontstaat wanneer productinformatie handmatig moet worden bijgehouden. Ook is niet vanzelfsprekend dat een wijziging bij de leverancier automatisch bij het ziekenhuis terechtkomt.

Dat is niet alleen een efficiëntievraagstuk. Bij een recall of een field safety notice moet snel duidelijk zijn om welk product het gaat. Wanneer bijvoorbeeld een GTIN ontbreekt of niet meer actueel is, kost het meer tijd om de juiste informatie te vinden. Met een structurele datastroom via GDSN wil de organisatie daar verandering in brengen.

De timing is niet toevallig. Het ziekenhuis werkt aan de invoering van een nieuw ERP-systeem, SAP S/4H. Tegelijk wordt opnieuw gekeken naar processen, datamanagement en de inrichting van de supply chain. 

De eerste prioriteit is een veilige ingebruikname van het ERP-systeem. Daarna moet de koppeling met GDSN volgen. Tijdens het interview was de verwachting dat deze koppeling in de eerste helft van 2027 beschikbaar komt. Het technisch ontwerp voor de koppeling ligt al klaar. Daarbij zijn verschillende disciplines betrokken: operationele en strategische inkoop, logistiek, datamanagement, medische afdelingen en ICT. Ook externe implementatie- en technische partners werken aan de koppeling.

Juist die brede betrokkenheid is belangrijk. Martijn wil voorkomen dat productdata alleen als onderwerp van de inkoopafdeling wordt gezien. Voor een goed functionerende supply chain is volgens hem betrouwbare én voor de keten relevante productdata een belangrijke randvoorwaarde. Daarom wil hij binnen het landelijke GDSN-traject nadrukkelijk aandacht vragen voor het bredere ketenperspectief, duurzaamheid en de weerbaarheid van de supply chain, bijvoorbeeld door beter inzicht in afhankelijkheden en alternatieven.

Nu ligt nog veel nadruk op administratieve werkzaamheden: gegevens opvragen, controleren en invoeren. Milan wil dat medewerkers in de toekomst meer tijd kunnen besteden aan de kwaliteit en het gebruik van die data. Dat betekent niet dat de organisatie gegevens straks zonder controle automatisch wil overnemen.

Het ziekenhuis ziet datakwaliteit juist als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Wanneer een ziekenhuis een afwijking ontdekt, moet die informatie terug naar de leverancier. Zo kan niet alleen de eigen database verbeteren, maar uiteindelijk ook de kwaliteit van informatie in de keten. 

De ambitie gaat daarmee verder dan automatiseren. Goede data moet medewerkers helpen om analyses te maken, processen te verbeteren en stuurinformatie beschikbaar te stellen. Het gegevensbeheer verschuift dan van data invoeren naar het bewaken en benutten ervan.

Een van de meest onderscheidende ambities ligt bij duurzaamheid. Het ziekenhuis wil op termijn steeds meer circulair werken. Dat heeft grote gevolgen voor logistiek. Een keten die nu vooral is ingericht op het aanvoeren en gebruiken van disposables, moet bij herbruikbare producten ook rekening houden met retourstromen, reiniging, beheer en opnieuw inzetten. Daarvoor is andere informatie nodig. Een zorgprofessional moet in de toekomst niet alleen kunnen zien welk product beschikbaar is en wat het kost. Ook informatie over bijvoorbeeld levenscyclus, samenstelling van het product, herbruikbaarheid en CO₂-impact moet mee kunnen wegen bij de keuze tussen producten.

GDSN kan daarvoor een belangrijke basis bieden, wanneer relevante duurzaamheidsgegevens onderdeel worden van het datamodel. De zorgprofessional heeft een belangrijke stem in de uiteindelijke productkeuze, maar die keuze kan niet los worden gezien van het bredere assortimentsbeleid in het ziekenhuis. De uitdaging is om zorgprofessionals op het juiste moment betrouwbare informatie te bieden én de afweging te ondersteunen met duidelijke kaders rond onder meer kwaliteit, beschikbaarheid, duurzaamheid, kosten en leveringszekerheid.

In het gesprek wordt een eenvoudig voorbeeld gebruikt: operatiemutsen. Een disposable muts wordt geleverd, gebruikt en weggegooid. Een herbruikbare muts vraagt om een heel ander systeem. Het ziekenhuis moet de muts aanschaffen, beheren, terughalen, wassen en opnieuw beschikbaar stellen. Dat lijkt logistiek ingewikkelder. Tegelijk kan het de afhankelijkheid van een lange internationale supply chain verkleinen. Wanneer een product lokaal wordt gewassen en opnieuw wordt gebruikt, is het ziekenhuis minder afhankelijk van nieuwe leveringen uit bijvoorbeeld Azië en mogelijk ook minder gevoelig voor prijsschommelingen en internationale verstoringen. Volgens Martijn en Milan zijn:

Kostenbeheersing, duurzaamheid en weerbaarheid zijn verweven onderdelen. En daarvoor is gestandaardiseerde productdata essentieel.

Productdata wordt daarmee veel meer dan een administratieve basis. Het kan informatie leveren om strategische keuzes over de inrichting van de zorgketen te ondersteunen.

De ambitie van Martijn en Milan stopt bovendien niet bij de muren van het ziekenhuis. Ook in de samenwerking met leveranciers zien zij mogelijkheden om data veel intensiever te gebruiken. Ze kijken daarbij bijvoorbeeld naar de auto-industrie, waar producenten veel meer zicht kunnen hebben op de voorraad bij hun toeleveranciers.  “Het zou geweldig zijn als wij gewoon de voorraden bij de leverancier zouden weten.”

In de zorg is een deel van die keten nog een ‘black box’. Het gaat niet om volledige transparantie bij iedere leverancier, maar om de vraag wat ziekenhuizen van andere sectoren kunnen leren. Met strategische leveranciers zou je bijvoorbeeld kunnen onderzoeken hoe de externe supply chain van de leverancier beter kan aansluiten op de interne keten van het ziekenhuis. Daarmee verandert ook het begrip partnerschap. Zoals Milan het zegt: 

Partnerschap is niet vier keer per jaar een gesprek voeren. Partnerschap is dagelijks met elkaar kijken: hoe kunnen onze ketens optimaal op elkaar aansluiten en wat is daarvoor nodig?

Vooral bij leveranciers van kritische medische hulpmiddelen ziet hij kansen om zulke relaties verder te ontwikkelen.

Meer inzicht is ook belangrijk bij dreigende tekorten.

De reflex kan zijn om extra voorraad in te kopen. Maar wanneer veel ziekenhuizen dat tegelijk doen, kan de vraag juist zo sterk stijgen dat de sector zelf extra schaarste veroorzaakt. Bij recente onzekerheid rond internationale aanvoerroutes is binnen de organisatie bewust gekeken welke voorraden wel en niet verhoogd moesten worden. Niet ieder mogelijk risico leidde automatisch tot extra bestellen. Betere data kan zulke keuzes ondersteunen. Welke producten zijn werkelijk kritisch? Waar komen ze vandaan? Welke alternatieven bestaan er? Wat ligt er nog bij leveranciers? Hoe meer daarvan bekend is, hoe gerichter een ziekenhuis kan handelen.

Het ziekenhuis ziet daarbij ook een bredere verantwoordelijkheid. Een groot universitair medisch centrum heeft meer mensen, expertise en investeringsruimte dan veel kleinere zorgorganisaties. Dat betekent volgens Martijn en Milan niet dat een UMC andere organisaties moet vertellen hoe zij hun processen moeten inrichten. Wel kan kennis worden gedeeld. De organisatie wil daarom onderzoeken hoe ervaringen met digitalisering, supply chain en productdata ook andere ziekenhuizen en zorginstellingen in de regio kunnen helpen.

We zijn dan wel het grootste ziekenhuis, maar dat wil niet zeggen dat we automatisch het beste zijn. Er zijn ook andere ziekenhuizen waar wij van kunnen leren.

Die wederkerigheid is belangrijk. Niet ieder ziekenhuis hoeft dezelfde koppeling, analyse of werkwijze opnieuw uit te vinden.

De technische aansluiting op GDSN is een belangrijke stap. Maar de volgende fase van het landelijke project vraagt vooral om beweging in de keten. Voor andere ziekenhuizen ligt daar een duidelijke boodschap. Wacht niet totdat alle leveranciers zijn aangesloten voordat je zelf in actie komt. Bepaal welke productdata je nodig hebt, kijk welke leveranciers die gegevens al via GDSN beschikbaar stellen en ga actief in gesprek met leveranciers waar dat nog niet gebeurt.

Ook leveranciers hoeven niet te wachten tot ieder ziekenhuis afzonderlijk dezelfde vraag stelt. Naarmate meer partijen hun productdata via GDSN delen, wordt de waarde voor de hele keten groter. Zo ontstaat de kritische massa die nodig is om oude, handmatige processen echt te kunnen vervangen. Amsterdam UMC laat zien waarom die beweging verder gaat dan alleen efficiënter gegevens uitwisselen. Goede productdata kan helpen bij traceerbaarheid, beschikbaarheid, supply-chainregie, duurzaamheid en samenwerking met strategische leveranciers.

De deelname komt op een belangrijk moment. Het landelijke project Versnelling implementatie GDSN gaat een nieuwe fase in. De nadruk verschuift naar meer daadwerkelijke aansluitingen en het bereiken van kritische massa: voldoende ziekenhuizen én leveranciers die GDSN in de dagelijkse praktijk gebruiken. Om deze volgende fase te ondersteunen, loopt het landelijke project door tot 1 juli 2027.

Barbara Michels, projectleider van het landelijke project licht dit toe: “De afgelopen periode hebben we vooral ingezet op het aansluiten van ziekenhuizen bij de landelijke beweging. Nu steeds meer ziekenhuizen daadwerkelijk met GDSN aan de slag gaan, komt de volgende stap nadrukkelijker in beeld: zorgen dat ook voldoende leveranciers hun productdata via GDSN beschikbaar stellen én dat de kwaliteit van die data op orde is. Dat willen we juist samen met de ziekenhuizen oppakken. Zo creëren we aan beide kanten van de keten de kritische massa die nodig is om GDSN echt te laten werken.”

Voor ziekenhuizen betekent dit onder meer dat zij productdata uitwisseling via GDSN onderdeel maken van het leveranciersgesprek. Door actief te vragen naar gestandaardiseerde productdata en de mogelijkheid om terugkoppeling te geven wanneer informatie niet volledig of onjuist is. Zo wordt datakwaliteit steeds meer een gezamenlijke verantwoordelijkheid in de keten. De visie van Amsterdam UMC laat tegelijkertijd zien waarom die beweging belangrijk is. Michels: “Als betrouwbare productdata eenmaal structureel beschikbaar is, kun je die gebruiken om inkoop en logistiek verder te professionaliseren en steeds beter datagedreven te werken.”

De organisatie kijkt daarbij verder dan de technische aansluiting alleen. Betrouwbare productdata kan bijdragen aan traceerbaarheid en beschikbaarheid, maar ook aan verduurzaming, circulariteit en een intensievere samenwerking met strategische leveranciers.

Data is niet het einddoel. Het is de basis om de supply chain van de zorg anders te organiseren.

Lees meer over het landelijke project Versnelling implementatie GDSN van Zorg Inkoop Netwerk Nederland.